Scopo di un foglio di calcolo

Lo scopo principale di un foglio di calcolo è di fornire un sistema per separare i dati di partenza dalle operazioni necessarie per elaborarli. Se cambiano i dati di partenza, i risultati sono ricalcolati istantaneamente, senza dover rifare le operazioni.

 Accanto a questo nucleo di funzionalità, se ne sono aggiunte altre, come ad esempio la possibilità di creare automaticamente grafici e diagrammi sulla base dei calcoli effettuati, oppure la possibilità di inserire grafica e testi e trasformare i fogli in veri e propri documenti che possono essere stampati e presentati per esempio a clienti, oppure pubblicati su Internet.

 I comandi di Excel, come nella maggior parte delle applicazioni Windows, possono essere impartiti in svariati modi:

- con il mouse, tramite la scelta di una voce dalla barra dei menu

- con il mouse facendo clic sui pulsanti della barra degli strumenti

- con il mouse, attivando il menu contestuale, premendo il tasto destro del mouse

- con la tastiera, tramite combinazioni di tasti predefinite, detti tasti di scelta rapida.

 L’utilizzo di mouse e tastiera in genere deve essere combinato, anche se è soggetto alle abitudini e preferenze personali. In Excel perché le mani sono sulla tastiera per scrivere è più efficiente eseguire i comandi tramite le combinazioni di tasti di scelta rapida, invece di usare il mouse.

Cartella

La cartella può essere lo “spazio” in cui si possono salvare i file.

 In Excel la cartella (cartella di lavoro) è l’insieme di più fogli elettronici salvati all’interno di un unico file (workbook).

 E’ meglio aprire le cartelle una alla volta, per evitare di fare confusioni (solo se è necessario tenere più cartelle aperte - per fare degli spostamenti di dati tra una cartella e l’altra)

 Dopo aver creato e utilizzato una cartella di lavoro bisogna salvarla (file, salva). Ricordarsi di salvare il lavoro man mano che lo si sta svolgendo, per evitare di perderlo.

 Se si vuole creare una cartella nuova simile ad un’altra già esistente, si deve aprire la cartella esistente, salvarla con un nome differente e utilizzarla direttamente, modificandola come serve.

un unico file (workbook)

Aprire uno o più fogli elettronici

Ci sono diversi modi per aprire una o più cartelle di Excel, per poter lavorare sui fogli elettronici.
Nel caso ci siano più cartelle di Excel aperte, si ricordi che la cartella attiva su cui si può lavorare è quella che ha la bara del titolo colorata.

Per evitare di perdere il lavoro che si sta facendo, è bene ricordarsi di salvarlo periodicamente. Può essere utile a questo scopo impostare il salvataggio automatico. Un accorgimento semplice e veloce, che aiuta a non perdere tempo e lavoro in caso di black out.

Dopo aver avviato il programma Excel dal menu Start, per aprire una cartella esistente occorre fare clic sulla voce File e utilizzare il comando Apri. Un modo più veloce per fare la stessa cosa consiste nel cliccare sull'icona Apri posta nella barra degli strumenti in alto.

Compare quindi la finestra di dialogo dove bisogna indicare, nell'apposito spazio, il nome e il percorso del file che si vuole aprire e cliccare sul tasto Apri. 

In alternativa si può fare direttamente doppio clic sull'icona della cartella, dopo averne visualizzato la directory.

Se si è lavorato da poco su una cartella che si vuole  riaprire, è 

possibile selezionarla dall'elenco dei file recenti che appare cliccando sulla voce File. In questo caso è sufficiente fare clic con il mouse sul nome del file che cosi si aprirà direttamente.

E' inoltre possibile aprire più cartelle contemporaneamente.  

Questo può essere utile nel caso si vogliano confrontare dei dati. Per aprire più cartelle basta procedere a una nuova apertura senza aver prima chiuso la cartella corrente.

Cliccando sul menu Finestra, Disponi finestre si apre una finestra in cui è possibile agire per scegliere come visualizzare sullo schermo più cartelle contemporaneamente. L'opzione Orizzontale, per esempio, consente di ordinare in orizzontale, una dopo l'altra le varie cartelle di lavoro aperte, mentre l'opzione affiancate dispone le cartelle una accanto all'altra.

Aprire e chiudere un programma di foglio elettronico

Una sessione di lavoro inizia avviando Excel e termina con la chiusura del programma. Come in molte operazioni in Windows, ci sono svariati modi di eseguire la stessa operazione. Il modo più consueto per avviare Excel e la maggior parte delle applicazioni è di partire dal menu Start. Si preme il pulsante Start, quindi si seleziona dal menu Programmi la voce Microsoft Excel.  Se l’icona di Excel è presente sul desktop, si può aprire il programma anche facendo doppio clic su di essa. Una volta terminata la sessione di lavoro, per chiudere l’applicazione, si utilizza una procedura comune a quasi tutte le applicazioni che funzionano in ambiente Windows. Si apre il menu File e si seleziona la voce Esci. Questo comando chiude tutte le finestre dei documenti aperti e termina la sessione di lavoro.

 Quando si avvia Excel viene aperta una nuova cartella di lavoro, composta inizialmente da 3 fogli di lavoro, la quale può essere visti come le singole pagine della cartella. E’ importante distinguere i concetti di cartella e foglio di lavoro, dove la cartella corrisponde al file memorizzato su disco, e può contenere uno o più fogli di lavoro.